For familiekontorer, assistenter og formueforvaltere

Arbejder du for en privatperson eller en familie og skal have sikret eller vurderet digitale data i en civil sag, kan du tage kontakten på deres vegne. Det kræver en skriftlig fuldmagt og en klar aftale om, hvem der er opdragsgiver. Derefter følger konflikttjek, overslag og a conto, før arbejdet går i gang.

Hvem siden er til

Siden er skrevet til dig, der håndterer praktiske og økonomiske forhold for andre:

familiekontorer, der samler formue, ejendomme og selskaber for en eller flere familier
personlige assistenter og sekretærer for en privatperson
formueforvaltere og andre, der har en løbende fuldmagt til en klients økonomi

Typisk opstår behovet midt i noget andet: en arvesag, en bodeling med selskaber, en uenighed med en tidligere samarbejdspartner, en hacket konto eller beskeder, der skal bruges som dokumentation.

Fuldmagt

Den IT-sagkyndige arbejder med data, der tilhører en bestemt person. Derfor skal det være klart, at du må handle på personens vegne i netop denne opgave. Det sker med en skriftlig fuldmagt, der som minimum beskriver:

hvem du handler for
at fuldmagten omfatter bestilling af IT-sagkyndig bistand i den konkrete sag
hvilke enheder og konti der må sikres
hvem der må modtage rapporten og beviskopierne

En generel fuldmagt til økonomiske forhold dækker ikke nødvendigvis adgang til nogens telefon eller private konti. Er du i tvivl, så tal med klientens advokat. Indgår afdødes enheder, er det boets repræsentant, der kan give lov. → Sikring af afdødes telefon, computer og konti

Hvem er opdragsgiver?

Når flere er involveret, skal det stå klart fra start, hvem opgaven udføres for. Opdragsgiveren er den, der bestiller opgaven, modtager resultatet og hæfter for betalingen. Det er som regel den privatperson, sagen drejer sig om, eller et selskab, der ejer de enheder, der skal sikres. Det er sjældent dig som assistent.

Det har betydning, fordi beviskopierne som udgangspunkt tilhører opdragsgiveren. Hvem der får kopierne og rapporten udleveret, aftales ved opgavens start. Det forebygger, at der senere opstår tvivl inden for familien eller mellem rådgiverne om, hvem der har ret til hvad.

Konflikttjek

Før sagens indhold drøftes, tjekker Nielco IT, om der er en binding til nogen af parterne. Du skal derfor oplyse:

navnet på den, du handler for
navnet på modparten og andre, sagen drejer sig om, fx andre familiemedlemmer i et dødsbo eller medejere i et selskab
eventuelle selskaber, der indgår

Nielco IT arbejder aldrig for begge parter i samme sag. I familiesager kan modparten være en del af den samme familie, som kontoret ellers betjener. Derfor er det vigtigt, at opdragsgiveren er tydelig, før konflikttjekket laves.

Fortrolighed og NDA

Alt IT-sagkyndigt arbejde er omfattet af tavshedspligt. Kun en domstol kan kræve oplysningerne udleveret. Har jeres kontor en fast fortrolighedsaftale, bliver den underskrevet på forespørgsel. Tilknyttes der en konsulent i en stor sag, er den person bundet af samme tavshedspligt.

Kopierne opbevares krypteret hos Nielco IT, ikke i en offentlig cloud. Analysen sker på en isoleret arbejdsstation, kun dem, der arbejder på sagen, har adgang, og adgangen bliver logget. Data overføres på et krypteret medie eller via en sikker kanal efter aftale. Efter sagen bliver kopierne slettet eller leveret tilbage efter aftale, og der gives skriftlig bekræftelse på sletningen. → Fortrolighed og diskretion

Diskretion i praksis

Aftal én kontaktperson, så henvendelser ikke går til flere i familien eller kontoret.
Oplys, hvilke kanaler der må bruges, og om klienten selv må kontaktes direkte.
Møder og overlevering sker et neutralt sted eller hos Nielco IT i Hinnerup tæt ved Aarhus, ikke på klientens bopæl.
Send ikke beviser eller personfølsomme oplysninger i den første mail.

Betaling

Betalingen ligger tidligt i forløbet. Der afregnes altid a conto, altså en forudbetaling, der modregnes i den endelige regning, før arbejdet starter. Hastesager koster ekstra. Har klienten bopæl i udlandet og en sag i Danmark, kan opgaven løses mod forudbetaling. Hvordan opgaverne prissættes, står på nielcoit.dk/priser.

Samspil med klientens advokat

Har klienten en advokat, er det ofte en fordel, at advokaten formulerer de spørgsmål, sikringen eller erklæringen skal besvare. Du kan stå for det praktiske, mens advokaten tager det juridiske. Resultatet beskriver, hvad dataene viser, også når det ikke er det, klienten håbede. → Uvildig, selvom du betaler

Afgrænsning

Opgaverne løses i civile sager. Er den, du handler for, selv anmeldt, sigtet eller tiltalt, kan vi ikke hjælpe. Har klienten selv anmeldt svindel, identitetsmisbrug eller chikane, kan der stadig gives hjælp til dokumentationen til det civile krav. Digital stalking er en undtagelse. Det hjælper vi ikke med.

Kontakt

Ring på 70 13 63 23, eller brug kontaktformularen, og skriv, at du henvender dig på vegne af en anden. Skal klientens advokat eller revisor tage kontakten, kan du sende siden til advokat og revisor videre. Forløbet trin for trin står under Efter din henvendelse.