Forside › Egen virksomhed · Gennemgået oktober 2026 · Af John Nielsen
Sidder du i en bestyrelse, eller er du gået af, så gem din egen dokumentation lovligt nu: dine noter, dine mails og beskeder om bestyrelsesarbejdet og en liste over de møder og beslutninger, du var med til. Bestyrelsesmaterialet tilhører selskabet, så tag ikke kopier af hele portalen. Aftal i stedet skriftligt med selskabet, at materialet bevares, og at du kan få adgang til det, hvis der bliver rejst et krav mod dig.
Hvorfor det kan blive personligt
Medlemmer af ledelsen i et selskab kan som udgangspunkt blive gjort ansvarlige for et tab, de har forvoldt ved en fejl i hvervet. Det følger af selskabsloven. Et krav kan komme fra selskabet selv, fra ejerne, fra kreditorer eller fra en kurator, hvis selskabet går konkurs. Det kan komme lang tid efter de beslutninger, det handler om, og ofte efter at du er gået af.
Når kravet kommer, skal du kunne forklare, hvad du vidste, hvad bestyrelsen fik forelagt, og hvordan du stemte. Det er svært, hvis du ikke længere har adgang til materialet. Hvordan bestyrelsesmateriale og mails bruges som bevis i en ansvarssag, kan din advokat læse om på digital-bevissikring.dk.
Adgangen lukker, når du går af
De fleste bestyrelser arbejder i dag i en bestyrelsesportal, hvor dagsordener, bilag og referater ligger. Når du træder ud, bliver din adgang lukket, ofte samme dag. Har du haft en mailadresse i selskabet, lukker den også. Tilbage står det, du har fået sendt til din private mail, dine beskeder og dine egne noter.
Har du brugt din private mail til bestyrelsesarbejdet, ligger der måske meget materiale dér. Det er både en fordel og et ansvar. Fordelen er, at du har det. Ansvaret er, at det stadig er fortroligt, og at selskabet kan have krav på, at det bliver slettet, når du går af. Selskabets side af den sag er beskrevet på søstersitet for virksomheder: bestyrelsesmedlemmer, der bruger privat mail.
Det, der er dit, og det, der er selskabets
- Dine egne noter fra møderne · Dagsordener, bilag og referater
- Beskeder, du har sendt og modtaget privat · Bestyrelsesportalen og dens indhold
- Din bestyrelsesaftale og honorarbreve · Mails i selskabets postkasser
- Din kalender med mødedatoer · Regnskaber, budgetter og rapporter fra direktionen
Grænsen er ikke altid skarp. Er du i tvivl, så lad det ligge, og spørg din advokat.
Mens du stadig sidder i bestyrelsen
Det bedste tidspunkt at sikre din dokumentation er, mens alt er normalt. Nogle vaner gør en stor forskel:
- Skriv korte, daterede noter fra hvert møde: hvad blev forelagt, hvad blev drøftet, og hvad var din holdning.
- Læs referatet kritisk. Står din holdning ikke korrekt, så bed om en rettelse, før referatet bliver godkendt.
- Er du uenig i en beslutning, så bed om at få din holdning ført til referat. Det er den mest direkte dokumentation, du kan få.
- Bed om svar på skrift, når du stiller spørgsmål til direktionen, fx om likviditet eller risici.
Når du træder ud, eller et krav nærmer sig
- Bed selskabet skriftligt om, at bestyrelsesmateriale fra din periode bliver bevaret.
- Bed om en aftale om, at du kan få adgang til det relevante materiale, hvis der bliver rejst et krav mod dig. Lad gerne din advokat formulere den.
- Notér, hvilke møder og beslutninger du var med til, med datoer, uden at kopiere bilagene.
- Tjek, om selskabet har en ledelsesansvarsforsikring, og hvad der står om at give besked om mulige krav. Søstersitet for virksomheder har en artikel om ledelsesansvarsforsikringen.
Når selskabet går konkurs
Mange krav mod bestyrelsesmedlemmer kommer efter en konkurs. Så er det en kurator, der overtager selskabet og dets data, og som vurderer, om ledelsen har handlet ansvarspådragende. Det kan tage måneder, før du hører noget, og i den periode har du ingen adgang til selskabets systemer.
Her er din egen dokumentation ofte det eneste, du selv har styr på. Dine noter om, hvornår bestyrelsen fik oplysninger om likviditeten, og hvad der blev besluttet, kan blive afgørende. Gem dem, som de er, og skriv en tidslinje over den sidste periode før konkursen, mens du kan huske den.
Har du brug for materiale fra selskabet, skal din advokat bede kurator om det. Kurator har typisk overtaget både portalen, mailen og regnskabet. Gør det tidligt, fordi abonnementer på systemer kan blive opsagt, og data kan gå tabt, når boet afvikles.
Mange bestyrelsesmedlemmer ønsker også, at sagen ikke bliver kendt. Hvordan fortrolighed og tavshedspligt håndteres, står på siden fortrolighed og diskretion.
Det kan du selv
- ☐ Saml dine egne noter, din bestyrelsesaftale og din kalender
- ☐ Eksportér private beskedtråde om bestyrelsesarbejdet som hele samtaler
- ☐ Lav en liste over møder, beslutninger og din holdning til dem
- ☐ Notér, hvad der ligger i din private mail, men slet intet uden aftale
- ☐ Send en skriftlig anmodning om bevarelse og adgang, når du træder ud
- ☐ Giv det hele til din advokat, så snart der er tegn på et krav
Det skal du ikke gøre
- Download ikke hele bestyrelsesportalen, før du går af. Det kan være i strid med din tavshedspligt.
- Slet ikke mails og beskeder om bestyrelsesarbejdet, når et krav er på vej.
- Ret ikke i dine egne noter bagefter. Skriv hellere en ny, dateret tilføjelse.
- Kontakt ikke tidligere kolleger i bestyrelsen for at afstemme, hvad I husker. Lad advokaterne tage den dialog.
Er du også direktør eller leder i selskabet, så læs leder på vej ud: din egen dokumentation.
Her skal en IT-sagkyndig ind
En uvildig IT-sagkyndig er relevant, når:
- der er tvivl om, hvornår et bilag blev lagt i portalen, eller hvem der har set det,
- et referat er ændret efter mødet, og du vil have ændringerne undersøgt,
- din private mail eller telefon rummer vigtig dokumentation, som modparten kan bestride,
- du skal slette selskabets materiale fra dine private enheder og have det dokumenteret.
En erklæring til din sag kan beskrive, hvad portalens og mailens spor viser. Nielco IT kan arbejde for dig som bestyrelsesmedlem, men aldrig for begge parter i samme sag. Der laves altid et konflikttjek, og alt arbejde er under tavshedspligt. Hjælpen gælder civile krav. Er du selv anmeldt, sigtet eller tiltalt, kan vi ikke hjælpe.
Kilder og versioner
Senest gennemgået: oktober 2026.
Næste skridt
- Bevis for, at du skabte det først: filer, skitser og versionshistorik
- Kompagnonskabet går i stykker: sikr dine egne data og adgange
Del af: Egen virksomhed
Læs også: Er dit arbejde brugt til AI? Det kan du dokumentere · Earn-out efter salget: dokumentér grundlaget for din betaling
→ Egen virksomhed · Kontakt · Hjælp til privatpersoner · Via din advokat eller revisor · Tlf. 70 13 63 23
