Lejer og udlejer: indflytningsrapport, fotos og mails

Forside › Bolig og håndværkere · Gennemgået oktober 2026 · Af John Nielsen

Uenighed om depositum og istandsættelse afgøres ofte af tre ting: indflytningsrapporten, dine egne billeder fra ind- og fraflytningen og mails og beskeder med udlejeren. Gem rapporten, tag grundige billeder af hele boligen med dato den dag, du får nøglerne, og igen den dag, du afleverer dem. Gem al skriftlig kontakt med udlejeren, også den venlige.

Hvorfor dokumentationen afgør meget

Når du flytter ud af en lejebolig, opstår spørgsmålet: Hvad skal lejeren betale for at sætte i stand, og hvad skyldes almindeligt slid eller forhold, der var der i forvejen? Svaret afhænger af lejekontrakten, af reglerne og af, hvad der kan dokumenteres om boligens stand ved indflytningen. Uden dokumentation står det ofte påstand mod påstand.

Reglerne er en juridisk vurdering, og de afhænger blandt andet af, om udlejeren udlejer én eller flere boliger. Din advokat eller en lejerforening kan hjælpe med den del. Din advokat kan læse mere om fotos, støjoptagelser og beskeder i lejesager i Lejesager: fotos, støjoptagelser og beskeder.

Syn og rapporter

Udlejer en udlejer mere end én beboelseslejlighed, skal der som udgangspunkt holdes indflytningssyn og laves en indflytningsrapport. Rapporten skal som udgangspunkt sendes til lejeren senest to uger efter synet, hvis den ikke blev udleveret ved synet. Ved fraflytning skal der som udgangspunkt holdes fraflytningssyn senest to uger efter, at udlejeren er blevet bekendt med fraflytningen, og lejeren skal indkaldes skriftligt med mindst en uges varsel. Overholdes reglerne ikke, kan det få betydning for udlejerens mulighed for at kræve istandsættelse. Udlejes kun én bolig, gælder andre regler, og for ældre lejekontrakter kan reglerne også være anderledes. Hvad der gælder i din sag, er din rådgivers vurdering.

For dig som lejer betyder det: Gem rapporterne, og notér, hvornår du fik dem. Datoen kan være vigtig, og den står ofte i den mail, rapporten kom med.

Dine egne billeder ved indflytning

Rapporten er udlejerens dokument. Dine egne billeder er din dokumentation. Tag dem den dag, du får nøglerne, før du flytter noget ind:

Gå rum for rum i samme rækkefølge. Tag et oversigtsbillede fra døren og billeder af hver væg, gulv og loft.
Fotografér alt, der ikke er perfekt: ridser i gulvet, huller i væggen, pletter, revner, skader på køkken og bad, defekte hvidevarer.
Læg en målestok ved større skader, så størrelsen kan ses. Se Fotodokumentation af fugt, revner og skader.
Optag en kort video, hvor du går gennem hele boligen. Den viser sammenhængen.
Send billederne til udlejeren som supplement til rapporten, hvis noget mangler i den. Send kopier, og behold originalerne.

Billederne er stærkest, når datoen kan dokumenteres. Den ligger normalt i selve filen, men kan forsvinde, når billeder sendes via beskedtjenester. Sådan bevarer du den: Fotos som dokumentation: bevar dato og sted.

Undervejs i lejeperioden

Opstår der skader eller fejl, mens du bor i boligen, så meld dem skriftligt til udlejeren med billeder. Gem din henvendelse og svaret. Det viser senere, at skaden blev meldt, og hvornår. Det gælder fx fugt, utætte vinduer, defekte installationer og skimmel. Har udlejeren lovet at udbedre noget, så gem løftet. Tag også billeder af skaden den dag, du melder den, og igen når den er udbedret, så både skaden og reparationen kan ses senere.

Ved fraflytning

☐ Tag den samme serie billeder som ved indflytningen, i samme rækkefølge og fra samme vinkler.
☐ Tag billeder af nøglerne, måleraflæsninger og eventuelle ting, der skal blive i boligen.
☐ Gem indkaldelsen til fraflytningssynet, rapporten og datoen for, hvornår du fik den.
☐ Skriv ned, hvem der deltog i synet, og hvad der blev sagt. Send gerne en kort mail bagefter med dine noter.
☐ Gem kvitteringer, hvis du selv har ladet noget male eller reparere.

Opgørelsen af depositum

Når udlejeren sender en opgørelse over depositum og istandsættelse, så gem den sammen med mailen, den kom i. Gå den igennem punkt for punkt, og sæt dine egne billeder ved siden af. Står der fx, at et gulv skal slibes på grund af ridser, så find dine indflytningsbilleder af samme gulv. Viser de ridserne, er det en vigtig oplysning. Skriv dine bemærkninger i et separat dokument, og send dem skriftligt til udlejeren. Svar kort og sagligt, og gem både din mail og udlejerens svar.

Har udlejeren sendt fakturaer fra håndværkere som dokumentation for udgifterne, så gem dem også. De kan vise, hvornår arbejdet blev udført, og hvad det omfattede.

Det kan du selv gøre

☐ Gem lejekontrakt, indflytningsrapport og fraflytningsrapport samlet i én mappe. Se Din bevismappe.
☐ Gem billeder fra ind- og fraflytning som originaler.
☐ Gem al mail og alle beskeder med udlejeren og en eventuel administrator.
☐ Lav en kort tidslinje: indflytning, rapport modtaget, fejl meldt, opsigelse, fraflytning, syn, rapport, depositumsopgørelse.

Det skal du ikke gøre

Ret ikke dine billeder, heller ikke lyset. Lav en kopi, hvis du vil markere noget.
Slet ikke tråde med udlejeren, heller ikke dem, hvor tonen blev skarp.
Skriv ikke under på en rapport, du er uenig i, uden at notere din uenighed. Spørg din rådgiver, hvis du er i tvivl.
Vent ikke til udflytningen med at tage billeder af indflytningsstanden. Bagefter kan det ikke gøres om.

Hvis du er udlejer

Udlejer du selv en bolig, er rådene de samme med modsat fortegn. Tag grundige billeder ved indflytning og fraflytning, gem rapporter og al kontakt med lejeren, og sørg for at kunne dokumentere, hvornår du sendte indkaldelser og rapporter. En mail med vedhæftet rapport er lettere at datere end et papir, der blev afleveret i hånden. Sådan gemmer du en mail korrekt: Gem en mail som bevis.

Huslejenævnet

Mange uenigheder mellem lejer og udlejer om depositum og istandsættelse kan som udgangspunkt behandles af huslejenævnet i kommunen. Nævnet behandler sagen ud fra det skriftlige materiale og eventuelt et besøg i boligen. Derfor er det vigtigt, at dine bilag er tydelige, daterede og samlet.

Her har du brug for en IT-sagkyndig

Lejesager kan næsten altid føres med det materiale, du selv har. En IT-sagkyndig er kun relevant i særlige tilfælde, fx når:

den anden part påstår, at dine billeder er taget på et andet tidspunkt, eller at de er redigeret,
vigtige billeder eller beskeder er slettet, og telefonen skal undersøges,
der er store værdier på spil, og sagen skal for retten.

En sikring kan i så fald afgrænses til billederne og beskederne om lejemålet, så dine øvrige private data ikke gennemgås. Hvordan Nielco IT hjælper privatpersoner i civile sager, kan du læse på hjælp til privatpersoner.

Kilder og versioner

Senest gennemgået: oktober 2026.

Næste skridt

Del af: Bolig og håndværkere

Læs også: Bud og accept på sms ved boligkøb: gem hele tråden · Ringeklokke og overvågningskamera derhjemme: optagelser som dokumentation

→ Bolig og håndværkere · Kontakt · Hjælp til privatpersoner · Via din advokat eller revisor · Tlf. 70 13 63 23

Skrevet af John Nielsen, IT‑sagkyndig og indehaver af Nielco IT. Selvstændig siden 2009 og mere end 30 års erfaring med IT‑sikkerhed. Har været IT‑sagkyndig i danske retskredse og ved Den Fælles Europæiske Patentdomstol (UPC). Om John Nielsen · LinkedIn